今までは紙の定款作成の話でした。この定款を電子文書にして署名捺印の代わりに電子署名にすることが出来ます。
電子署名は法務省の登記・供託オンラインシステムの申請用ソフトを使って定款を送付します。
定款はWordなどのワープロソフトを使って作れますが、送付する際はPDFに変換して、送信する必要があります。
電子定款のメリット
電子定款にする最大のメリットは、紙の定款で認証する場合に比べて、収入印紙代4万円が不要になることです。開業時は何かとお金が入用なのでこれは大きいところです。しかし、電子定款を作成するには専用のソフトウェアが必要です。基本有料のソフトなので、紙の定款作成以上の費用がかかることもあります。
また、初めて定款を作る方や、法律の知識が乏しい方は公証役場や法務局に相談しながら紙で作るか、行政書士などの専門家に依頼する方が安く済むこともあります。
電子定款認証に必要なもの
①定款の原本
定款は会社の憲法と言えるほど重要なものなので、慎重に作成しましょう。不安がある方は専門家に依頼しましょう。
②Wordなどのワープロソフト
定款の作成自体は通常のワープロソフトで行い、最後にPDFに変換します。
③PDF編集ソフト
Adobe Acrobat DCなどの有料版を使いましょう。無料のAdobe Acrobat Readerでも署名する方法があるようなのですが、後述する法務省が提供している電子署名プラグインを使用するのが確実で安全です。
④マイナンバーカード
持っていない方は市町村役場で申請しましょう。大体、3週間くらいかかるようです。本人確認受取での郵送となる（私はそうでした。自治体によって違うかもしれません）ので注意しましょう。
⑤ICカードリーダー
1500円くらいから手に入りますが、マイナンバーカードの読み取りに対応しているか確認してから購入しましょう
⑥電子署名作成プラグイン
法務省が提供している無償プラグインです。残念ながらAcrobatStandard2020には未対応でした（2021年10月時点）。
私は仕方なく、セコムの「ＧビズＩＤ」を申請しました。このＧビズＩＤは、2年で14,000円（税別）なのですが、商工会経由だと12,000円（税別）になるので、商工会の会員はこれを利用しましょう。
電子署名プラグインのダウンロードはこちらから
→https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/cautions/security/pdf_sign_inst.html
⑦申請用総合ソフト
このソフトを使って新申請します。
申請用総合ソフトのダウウロードはこちらから
→https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/download.html
⑧署名する発起人以外の発起人の委任状
電子定款でも公証人にチェックをしてもらう
電子定款であっても、必ず公証人に内容をチェックしてもらいましょう。特に初めて作る方や、法律の知識があまりない方の場合は事前チェックは必須です。
電子定款認証は公証人ならだれでもできるわけではありません。法務大臣から指定を受けた「指定公証人」だけが電子定款認証が出来ます。
申請する公証役場に指定公証人が在籍するのかどうか、以下のサイトで調べてから行きましょう。
指定公証人一覧
→https://www.moj.go.jp/MINJI/DENSHIKOSHO/denshikosho2.html
公証役場に定款を受け取りに行く
定款の認証が終わったら、公証役場に電子定款を取りに行かななければいけません。メールなどで送付してくれるわけではないので気を付けましょう。
公証役場には、発起人が行きます。全員で行ってもいいですが、委任状を書いてもらい代表が行ってもかまいません。
電子定款はファイルの形で渡されるので、CD-RやUSBメモリースティックなどの記憶媒体を持参しましょう。公証役場で用意してくれるところもありますが、念のために持参することをお勧めします。
紙の定款と同様に、紙での謄本を取得することが出来ます。会社保存用と登記用として2通取得しておきましょう。
オンラインで申請しても結局、定款を取りに公証役場に行くことには変わりありません。
本日はここまでです。お疲れさまでした。
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