会社設立　その18　定款認証に行こう！

埼玉のほぼ中心東松山市で行政書士をやっている田村栄嗣です。
本日は、「定款認証」について詳しく解説していきます。

定款が完成したら、いよいよ定款の認証です。公証役場に行って公証人に認証をしてもらいます。

どこの公証役場に行けばいいのか？

公証役場は全国にありますが、どこの公証役場に行って定款認証をしてもらえるわけではありません。
公証役場には管轄があり、設立する会社の本店住所によって管轄が決まります。

日本公証人連合会　→https://www.koshonin.gr.jp/

管轄はこちら→https://www.koshonin.gr.jp/list

例えば、本店所在地が埼玉県さいたま市の会社の場合、埼玉県内の公証役場であればどこでもよく、さいたま市の公証役場である必要はありません。逆に、東京都や千葉県にある公証役場で定款認証を受けることはできません。
ちなみに、私の会社は埼玉県坂戸市に本店があったのですが、定款認証はさいたま市の公証役場で行っています（定款はこちらを参照→https://blog.office-asuna.com/2021/11/19/）。

誰が定款認証に行くのか？

公証役場に定款認証に行くのは、基本的に「発起人全員」です。しかし、平日に都合がつかない発起人もいると思いますので、その場合は、委任状を作成してもらいましょう。
もし、だれも平日の都合がつかないようであれば、全員の委任状を作成し代理人にお願いしましょう
。その場合は、お金はかかりますが、行政書士などの専門家に依頼すると確実です。

定款を公証人に事前にチェックしてもらおう！

定款の作成が一応終わったら、いきなり公証役場に持っていくのではなく、一度、公証人にチェックしてもらいましょう。まず、管轄の公証役場を調べ電話をかけて「会社を設立するので定款のチェックをお願いしたいのですが…」と言えば、FAXかメールで定款を送付するか郵送するよう案内してもらえます。
公証人は退官した裁判官など法律の専門家です。内容だけでなく書き方などもチェックしてもらえます。これを利用しない手はないと思います。

いよいよ定款認証へ

作成した定款を公証人にチェックしてもらい問題がなければ、いよいよ認証に行きましょう！
上で書いたように、発起人全員でいくのが基本ですが、都合が悪ければ代理人に依頼しましょう。
所属している公証人が少ない公証役場もあるので、予約してから行くのが確実で時間も無駄になりません。

定款認証に必要なもの

発起人が行く場合

①定款を3通
　定款は、公証人が認証をした後、1通を公証役場保存用として保管します。もう1通は会社に保存するための原本になります。最後の1通は、商号登記用の謄本となります。
3通あるので、全員の署名捺印がそろっているか、入念にチェックをしてください。特に契印を忘れることが多いので気を付けましょう。

②印鑑証明書
　定款の押印は実印で行うので、当然、印鑑証明書が必要になります。これは各自1通ずつ添付します。
登記の時も印鑑証明は必要になるので、もう1通ずつ取っておきましょう。
なお、発行後3か月以内のものでないと受け付けてもらえないので日付を確認しましょう。

③収入印紙4万円
　公証役場保存用の定款には収入印紙を貼ります。これは紙で提出する場合で、電子定款の場合はこの4万円が不要になります。個人が電子定款をするには、初期費用がかかりますので、電子証明だけ専門家に依頼するのなど、費用対効果を考えましょう。
　公証役場に収入印紙は売っていない場合が多いので、あらかじめ用意していきましょう。収入印紙は郵便局や法務局で買うことが出来ます。

④認証費用5万円＋謄本代250円×必要数
　定款認証費用として、公証人に5万円支払います。また、謄本が必要な場合、1通につき250円かかります。あとで定款の謄本を取ろうとすると、謄本手数料，設立会社の履歴事項全部証明書，印鑑証明書（作成後３ヶ月以内），会社実印が必要となりかなり面倒なので、あらかじめ認証時に数枚とっておくことをお勧めします。

⑤発起人全員の実印
　公証人の事前チェックを受けているとはいえ、人間のやることですから見落としがある場合も考えられます。念には念を入れて訂正に対応できるように、発起人全員が実印を持参しましょう。

代理人が行く場合

①委任状
　発起人全員の実印を押印します。訂正があった時のために上か下の余白部分に捨印を押しておきます。

②代理人の印鑑
　これは認印で構いません。

③運転免許証、パスポートなど
　代理人本人の確認ができるものを求められます。

本日はここまでです。お疲れさまでした。

会社設立に関心をお持ちの方は、お気軽にご相談ください！